잦은 이메일 확인도 시간 낭비다
우리는 생각보다 많은 시간을 이메일 확인에 사용한다. 직장인 기준으로 이메일의 종류를 두 가지로 나누면
회사용과 개인용이다. 회사 이메일 확인은 출근해서 가장 먼저 하는 일 중 하나다. 전날 퇴근 이후에도 잔뜩 쌓인 메일이 우리를 슬프게 한다. 회사 이메일은 업무 중에도 계속 켜두는 경우가 많은데, 이 경우 메일이 하나 올 때마다 메일이 왔다는 알림을 받게 된다. 업무 중 갑자기 메일 알람이 울리면 집중력이 흐트러지기 때문에 메일은 정해진 시간에 확인하는 걸 추천한다.
그렇다면 메일 확인은 언제 하는 게 좋을까?
내 경우 업무시간 10분 전에 처음 메일 확인을 하는 편이다. 9시 업무 시간 전까지 10분 동안 전날 온 이메일을 빠르게 확인하고 바로 회신이 가능한 것들을 처리한다. 업무시간 10분 전에 메일을 확인하면서 얻은 가장 큰 효과는 빠르게 업무 모드로 전환할 수 있다는 점이다.
출근해서 동료들과 이야기하고 커피도 마시다 보면 9시를 넘기는 경우가 있다. 그리고 막상 자리에 앉으면 머릿속이 산만해져서 업무에 집중하는 데 오랜 시간이 걸린다. 업무시간이 되면 바로 업무 모드로 전환되는 스위치가 있는 사람이라면 문제가 없겠지만 아쉽게도 나는 발동까지 대기시간이 필요하다. 10분 동안 이메일을 보면서 단순히 확인하고 끝내는 게 아니라 지금까지 진행한 업무와 진행할 업무도 정리할 수 있다.
1차 메일 확인을 마치면 메일은 과감히 닫는다. 정말 급한 일이라면 메일 뿐만 아니라 유선으로도 연락이 올 것이기에 문제없다. 중요한 일은 이미 스케줄에 메모 되어 있으므로 기한에 맞춰서 확인하면 된다. 2차 메일 확인은 오후 업무 시작 때 한다. 점심을 먹고 다시 사무실 자리에 앉으면 졸음이 몰려올 때가 있다. 회사 구내식당을 이용하는 날엔 빨리 점심을 먹고 30분 정도 휴식을 취할 수 있지만, 회사 밖에서 식사하면 1시간을 꽉 채우게 된다. 졸려서 집중이 잘 안 되는 시간에 오전 중에 온 메일들을 확인하는 거다. 오후 업무시간에는 퇴근 전을 포함해 1~2회 정도만 메일을 확인하고 있다. 물론 메일 내용을 바로 확인해달라는 전화를 받았을 경우는 제외한다.
개인 이메일은 우선 정리가 필요하다. 무분별하게 여러 이메일을 사용하고 있다면 과감히 정리한다. 내 경우 용도에 따라 2개의 메일을 사용하고 있다. 글쓰기와 관련된 내용을 구분하기 위함이다. 이메일마다 매일 여러 번씩 접속해서 몇 분씩 낭비하는 것을 방지하기 위해서다. 광고성 메일들은 수신거부 처리하거나 해당 사이트를 탈퇴했다. 개인 이메일은 하루에 한 번만 확인하기로 규칙을 정했다. 하루 한 번 이상 확인할 일이 없을뿐더러 메일을 확인하고 괜히 인터넷 뉴스를 검색하는 일을 방지하려는 목적도 있다.
겨우 메일 확인? 이라고 생각할 수도 있지만, 당신이 직장인이라면 퇴근 시간을 앞당겨주고 일상에서 활용할 시간도 늘어날 것이다. 처음에는 금단증상처럼 메일을 자꾸 확인하고 싶어질지도 모른다. 하지만 조금만 익숙해지면 좀 더 여유 있게 시간을 활용하는 당신을 발견하게 된다.
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