일의 기본기_첫 커뮤니케이션, 이메일 쓰기
15. 첫 커뮤니케이션, 이메일 쓰기 노하우 - 업무에서 가장 많이 쓰이는 커뮤니케이션 수단 이메일, 하지만 이메일 쓰기가 가장 어렵다
회사에서 가장 빈번하게 쓰이는 커뮤니케이션 수단은 바로 이메일이다. 늘 써 왔던 건데 뭐 별건가 싶지만, 친구도 아니고 대리나 팀장한테 보내는 메일이니 뭔가 예의를 갖추고 조리 있게 써야 할 것 같은 압박이 느껴진다. 이런저런 고민으로 고작 메일 하나 쓰는 데도 30분이 넘게 걸리니 자괴감도 들고…… 도대체 뭐가 문제일까?
말하기와 글쓰기의 차이에서 오는 문제다. 우리는 비일상적인 글쓰기보다 일상적인 말하기에 더욱 익숙하다. 대면 보고나 전화는 일상 소통과 비슷하지만 이메일은 평소에 잘 하지 않는 글쓰기를 해야 하니 당연히 어렵게 느껴진다, 아니 실제로도 어렵다.
이메일을 쓰기 전에 일단 부담감을 내려놓고 말을 한다고 생각해 보자. 업무를 진행할 때 나는 왜 말을 할까? 내가 가진 정보나 의견을 주위 사람에게 전달하기 위해서다. 어떤 경우는 그저 내용을 설명하는 선에서 끝날 수도 있고, 어떤 경우는 상대방을 설득해야 할 수도 있다. 말하기는 다양한 목적으로 이루어진다. 이메일도 마찬가지다. 말하기와의 차이점은 단 하나, 글이라는 형태로 전달된다는 것이다. 이메일을 쓰기 전에도 우리는 반드시 누구에게 어떤 목적으로 보내는지, 어떤 반응 또는 회신이 언제까지 와야 하는지 먼저 머릿속에 정리해 둬야 한다. 그러고 나서 글로 옮기면 된다. 여기서 주의할 점은 ‘두괄식’으로 써야 한다는 것.
제목만 보고도 상대방이 어떤 목적으로 어떤 내용을 썼는지 예상할 수 있어야 한다. 1) 사내 이메일이라면 보통 제목 말머리에 이메일을 쓴 목적을 밝힌다. [공지], [공유], [업무 협조], [긴급]처럼 말이다. 필요에 따라 부서명을 함께 넣기도 하지만, 사내 불특정 다수에게 혹은 특정 부서에 부서명을 반드시 알려야 하는 경우가 아니면 대부분 생략한다. 2) 사외 이메일의 경우에는 예를 들어 ‘[패스파인더넷] OO 요청드립니다’와 같이 회사명을 말머리에 쓰고 제목에서 목적을 밝힌다.
본문은 간단한 인사말과 자기소개로 시작한다. 보통 ‘안녕하십니까, ㅇㅇㅇ부서 ㅇㅇㅇ입니다’라고 많이 쓰는데, 사외에 보낼 때는 부서 앞에 회사명을 넣는다. 인사말과 자기소개는 상대방과의 친밀도에 따라 자유롭게 쓰면 되지만, 보통 2~3줄을 넘기지는 않는다. 다음으로 이메일을 보내는 목적을 쓴다. 왜 메일을 보내는지, 상대방이 내용을 확인하고 무엇을 해 줬으면 하는지 적는다. 이메일의 기본은 메일을 열었을 때 중요한 내용이 한눈에 들어오도록 작성하는 것이다. 내용이 길 경우 간략히 요약하고 상대방이 해야 할 일을 정리해 먼저 첫 화면에 볼 수 있게 하는 것이 필요하다. 나머지 상세한 내용은 그 아래에 ‘하단’이라 표기한 뒤 쓰거나 파일로 첨부하도록 한다.
요즘은 이메일에도 이모티콘을 자주 사용하는데, 정석은 이모티콘이나 일상용어를 사용하지 않는 것이다. 특히 해외에 보내는 이메일이나 회사 혹은 부서 대표로 쓰는 공식 메일에는 절대 쓰지 말아야 한다. 어설프게 감정을 담으려다 보면 오히려 오해를 불러일으키기 쉬운 것이 이메일이다. 따라서 최대한 감정을 드러내지 않고 써야 객관적이고 믿을 수 있는 소통 수단이 된다. 무엇보다 이메일은 일단 보내면 증거가 남기 때문에 더욱 조심해서 써야 한다.
- '일의 기본기 : 일 잘하는 사람이 지키는 99가지'에서 발췌
(저자 강재상, 이복연 / 출판사 REFERENCE BY B / 출판일 2019.09)
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일을 잘하는 사람이 지키는 99가지매거진 「B」의 단행본 브랜드 『레퍼런스 바이 비(REFERENCE by B)』에서 제36회 브런치북 프로젝트 대상 수상작 3종을 출간한다. 그중 두 번째 책 『일의 기본기』
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