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회사에서는 가르쳐주지 않는 '직장인 문서 작성의 기술'

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초년생 신입사원에게든 20년 차 부장에게든 문서 작성은 까다로운 미션입니다.
빈 문서 앞에서 한숨짓다 보면 보고일이 코 앞에 다가와 있고, 어찌어찌 다급하게 써내려 가다 보면 내가 봐도 무슨 말인지 모르겠는 장황한 문서가 완성되어 있곤 하죠.
어쩌다 한 번 잘 써진 문서가 나온다 해도 그때뿐, 또다시 문서 작성 미션이 떨어지면 빈 문서 앞에서 허송세월 보내기가 다시 시작됩니다.



대체 어떻게 해야 문서 작성을 잘할 수 있을까요?

10년 차 기획자인 저자는 문서는 '글'이 아니라 '말'이라고 이야기합니다.
문서의 제목, 양식, 형식, 법칙에 얽매이지 않고, 상대에게 말하듯 자연스럽게 커뮤니케이션을 하면 좋은 문서를 만들 수 있다고요.



그럼 문서를 잘 쓰기 위해서는 말을 잘하는 게 먼저일 텐데요. 직장인에게 말을 잘한다는 건 어떤 의미일까요? ‘스피드퀴즈’를 한다고 상상해 봅시다.
둘 중 한 명을 같은 편을 고를 수 있는데, 한 명은 이해하기 쉽고 명확하게 말하는 사람이고, 다른 한 명은 장황하고 이해하기 어렵게 말하는 사람입니다.
선택권만 있다면 당연히 전자를 택하고 싶을 겁니다.



같이 일하고 싶은 ‘말 잘하는 직장인’이란 마치 스피드퀴즈의 고수 같은 느낌이 아닐까 생각해 봅니다.
주어진 시간 안에, 상대의 배경지식을 고려하여, 주요한 내용을 쉽고 빠르고 명쾌하게 설명하며, 원하는 답까지 얻어내는!



그렇다면, 잘 쓰인 문서도 아마 그런 느낌이겠죠? 저자는 이러한 문서의 본질에 주목해 '쉽고 잘 읽히는 문서''빠르게' 작성하는 기술을 설명합니다.
아이디어를 구상하거나 발전시키는 비법 등 문서 작성의 사전 과정이 아닌, '작성의 기술'을 중점적으로 다루고 있고, 이론적 설명보다는 실무에서 바로 적용할 수 있는 찐 노하우가 담겨 있다는 것이 특징입니다.
예시나 설명이 매우 상세해서, 옆 자리 사수에게 직접 배우는 듯한 느낌이 드는 점도 인상적입니다.
문서 작성 기술을 배우고 싶은 분들에게는 '실제적으로, 오늘 당장 도움'이 되지 않을까 싶습니다







이런 분들에게 추천하고 싶어요!

문서 작성 미션이 떨어지면 템플릿부터 찾는 분

문서 작성 때문에 스트레스와 업무 지장을 받는 분

'잘 쓴 문서'라는 게 뭔지 잘 모르겠는 분

'잘 쓴 문서'를 '디자인이 잘 된 문서'로 착각하고 있는 분

자신의 문서가 '잘 쓴 문서'인지 아닌지 궁금한 분

오늘 당장 적용할 문서 작성 기술을 알고 싶은 분







<일잘러의 보고서 작성법> 책 속으로

* 책을 읽으며 메모한 것을 다시 정리한 것으로, 저자의 찐 노하우 중 극히 일부의 내용입니다. 책 내용이 주이지만, 주관적 해석이 일부 섞여 있을 수 있습니다.





잘 쓴 문서란?

정독하지 않아도 이해되는 문서다.

어렵고 장황하게 말하는 사람과 대화를 나누다 ‘뭐라고?’, ‘그게 무슨 말이야?’ 묻기도 지치면, 그냥 포기하고 알아들은 척 연기하게 된다. 문서도 마찬가지.
무슨 소린지 못 알아듣게 쓰인 문서는 아무도 못 읽는다. 다들 읽는 척할 뿐. 결국 내 문서를 정독하는 사람은 나 하나가 된다.
그러니, 문서로서 효용 가치를 다하게 하려면, 큰 공을 들여 읽지 않아도 이해할 수 있는, 쓱 봐도 메시지(하려는 말)가 보이는 문서를 써야 한다.
메시지가 단박에 잘 보이는 문서가 잘 쓴 문서다.



보고서, 기획서, 제안서, 품의서...

문서들은 이름만 다를 뿐 다 거기서 거기

결국 다 말을 전하는 수단에 불과하다. 그러니, 이름에 쫄지 말고 '누구에게(To) 어떤 말을 전하려는지(Message)'에만 집중하자.





1. 문서에는 뭐가 들어가야 할까?[문서의 구성요소]

'하려는 말'이 결국 문서에 들어갈 구성요소다. 할 말을 정리한 후 거기에서 구성요소를 뽑아내자.

ex) 하려는 말: 1)상반기 매출이 떨어져서 / 2)A 이벤트를 할 거야 / 3)매출 방어도 될 거야 / 4)그래서 B 요소를 개발해야 해 / 5)oo일까지 가능해?
▶ 구성요소: 1)매출 자료 / 2)이벤트 기획 내용 / 3)예상 매출 혹은 기대효과 / 4)필요한 개발 요소 / 5)일정


단, 구성요소는 누구에게 보내는 문서인지에 따라 달라질 수 있다. 문서를 보는 사람마다 꼭 알아야 할 내용, 업무에 대한 배경지식이 다르기 때문.

ex) 본부장이라면 전체 예상 비용, 큰 범주의 카테고리별 비용이 들어가야 할 것이고, 팀장이라면 매체별 광고비 등 상세 비용이 들어가야 하고, 이벤트 진행팀이라면 이벤트 진행 시 주의사항 등이 들어가야 함




2. 각 요소는 어떻게 구현하지? [구성요소의 구현]

각 구성요소는 세 가지를 포함하여 구현하면 좋다.

핵심 메시지(이것만 알면 돼)
+ 설명/근거 자료(왜?어떻게?가 궁금하면 읽어봐)
+ 시각자료
어떤 구성요소인가에 따라 페이지수는 1장이 될 수도, 10장이 될 수도 있다. 중요한 건 한 페이지에서는 한 마디씩만 전달해도 충분하다는 것





3. 어떤 순서로 배치하지? [문서의 매끄러운 순서]

결과를 빠르게 예상할 수 있게 배치하는 것이 좋다. 읽는 사람의 기다림, 생각의 단계를 줄여줄 것.

ex) 결과 보고서라면, 처음에 대략적인 성과 지표 먼저 말하고 ▶ 상세 지표 ▶ 특이사항을 말하는 식


어느 정도 작성한 후에는 문서를 쭉 말로 브리핑해보자(소리 내어 읽기). 내 말을 내가 들어봤을 때 순서가 매끄럽지 않거나 빠진 것 혹은 불필요한 것이 있다면 순서나 내용을 수정한다.





4. 디자인은 어떻게 할까? [문서의 디자인]

'예뻐 보이기' 위한 다지인 보다 '메시지를 빠르고 확실히 전달하기 위한' 디자인을 하자. 디자인을 [어떻게] 하는가가 아닌 디자인을 [왜]하는가를 고민할 것.

아래 3가지가 지켜진 디자인은 잘 읽히는 데 도움을 준다.

1) 균일한 간격 확보: 가장자리 간격, 요소 간의 간격, 행/자
2) 올바른 정렬: 왼쪽에 배치된 것끼리, 가운데 배치된 것끼리, 오른쪽에 배치된 것끼리
3) 통일감: 핵심메시지의 위치, 폰트 크기, 요소의 크기와 모양


또한 시선 이동을 최소화한 디자인의 문서가 쉽게 잘 읽힌다.





시선 이동이 적은 오른쪽 문서가 쉽게 잘 읽히는 문서다


텍스트에 색을 사용하는 목적은 내용 대비, 핵심메시지 부각, 복잡한 문서에서 시선을 자연스럽게 나누기 위함이다.
어디에 색을 써야 하는지 잘 모르겠다면, '진짜 바쁘면 이것만 읽어라. 그래도 맥락 이해 가능하다'하는 부분에만 색을 써서 강조하자.





5. (읽히기) 좋은 문서 vs. (읽히기) 나쁜 문서

내 문서가 좋은지 그렇지 않은지 잘 모르겠다면, 아래 기준으로 판단해 보자.



Good

1) 보는 사람의 수고 없이도 문서의 내용이 쉽고 빠르게 이해되는 문서
2) 문서를 통해 하고자 하는 말이 상대에게 명확히 전달되는 문서
3) 상대가 궁금할 내용이 미리 쓰여 있는, 일방적인 커뮤니케이션을 하지 않는 문서
4) 시각적으로 깔끔하고 정돈되어 시선이 어지럽지 않은 문서

Bad

1) 정독을 해야만 내용을 이해할 수 있는 문서
2) 자료가 가득 나열되어 있지만 그래서 결국 하고 싶은 말이 무엇인지 애매해 고개를 갸웃하게 되는 문서
3) 왜? 어떻게? 마음속 질문이 계속 생기는데도 배경, 원인, 결론, 시사점... 정해진 순서를 밀고 나가는 문서
4) 장을 넘길 때마다 중구난방 시선이 왔다 갔다 해서 정신없는 문서



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