전달력 있는 이메일 작성법
커뮤니케이션의 채널 중 많이 활용하는 것 중 하나가 이메일이다.
외국의 경우는 대부분의 커뮤니케이션을 이메일로 하고, 휴대폰은 정말 '전화'의 용도로 활용하고 있지만,
우리나라의 경우, 이메일의 사용 용도가 상황에 따라 다르고, 전달하게 되는 내용도 다르다.
또한 이메일보다는 메신저, 모바일 채팅 등의 프로그램을 활용하는 빈도수도 높아지고 있다.
채팅 프로그램 활용이 많아지면서 자연스럽게 채팅 용어, 약어 등의 표현들이 사용되고 있어 이것이 구술 대화나 이메일 상에서도 혼용되고 있다.
물론, 최근 이슈화 되고 있는 단어들의 사용이 나쁘다고 할 수는 없지만, 비즈니스를 하거나 중요한 건에 대한 내용, 혹은 내용 전달하는 데에 있어서 신뢰성을 떨어뜨릴 수 있다.
학생 때는 주로 과제제출, 자료 전달 등으로 사용하고, 간혹 친구들과 오프라인 편지 대신으로 사용되기도 한다.
하지만, 취업준비 시기부터는 이메일을 작성하는 이유가 대부분 Business와 연관되기에 늘 자신의 이미지를 전달할 수도 있다는 생각을 유념해야 한다.
이메일은 커뮤니케이션 수단 중 하나!
온라인 상으로 커뮤니케이션을 하는 수단 중 하나인 이메일을 통해 효과적이고 전달력 있게 작성하기 위해서는 다음 사항을 유념하도록 하자.
1. 본문은 출력 시, 1page내로
업무상 이메일을 주고받다 보면, 굉장히 장황하고 꼼꼼하게 작성된 이메일을 받을 때가 있다.
누가봐도 정성스럽게 작성된 이메일이지만, 무슨 내용인지 파악이 어려운 경우가 있다.
메일의 내용은 길다고 내용이 잘 전달되는 것이 아니다. 우리가 구술로 하는 말로 예를 들어도 좋겠다.
말을 길고 장황하게 한다고 해서 우리가 말을 잘한다고 하거나, 무슨 말인지 이해가 잘 되는 것은 아니다.
말의 내용에 핵심이 있고, 임팩트가 있어야 하며 귀에 꽂히는 몇개의 키워드가 있어야 한다.
이메일도 마찬가지이다. 이메일을 작성 시에는 내가 전하고자 하는 메시지를 서술하는 것이 아닌, 핵심을 정리하여 요약 본으로 전달하여야 한다.
보통, 항목화 혹은 단락 나눔을 통해 작성하고, 그 내용은 1~2줄로 정리되어 있다.
특히나 외국인들의 이메일은 요약 정리 전달이 잘 되어 있는 것을 볼 수 있다. 자세한 내용은 첨부파일 혹은 참고할 만한 내용을 url로 전달하고, 꼭 전해야 하는 메시지만 전달하는 것이다.
이렇게 작성된 이메일은 보통 출력 시, 1page를 넘어가지 않는다.
2. 내용과 연관된 제목으로 정정할 것
이메일 Thread를 이어가다보면, 내용과 다른 제목으로 이어가는 경우를 볼 수 있다.
이 때 이메일을 갑자기 FW받은 사람의 경우, 내용 이해가 쉽지 않거나, 정확하게 파악하지 않은 경우 커뮤니케이션의 오류가 있을 수 있다.
만약 커뮤니케이션의 내용이 첫 메일과 달라지고, 참조자도 변경되었다면 관련있는 메일 제목으로 변경해 주는 것이 좋다.
3. 도식화 보다는 텍스트
이메일 상에 도표, 차트를 넣어 작성하는 경우도 있지만, 모바일로 확인하는 경우 잘 보여지지 않는 경우가 있다.
그림이 다운로드 되지 않거나, 메일의 구조가 변형되어 보일 수 있으니,
가급적 메일의 본문에는 꼭 필요한 내용으로만 작성하고, 첨부파일 내에 자세한 내용으로 첨부하기를 권한다.
4. Contact point 지정
Face to Face로 커뮤니케이션 하는 것이 아니라, 텍스트 만으로 내용을 확인하고 문맥을 느낄 수 밖에 없어 내용 전달에 한계가 있을 수 밖에 없다.
이 한계는 언제든지 문의하여 해결할 수 있도록 Contact point를 반드시 오픈하는 것이 좋다.
'궁금하신 사항은 OO에게 문의 주시면 바로 확인이 가능합니다.'
'더 필요한 사항이 있는 경우, 회신 주시기 바랍니다.'
'OO관련 담당자: XXX '
이와 같이 명시화를 해 두었을 때, 더 정확한 커뮤니케이션을 진행하고 업무의 효과도 높아진다.
이메일 작성이 쉽게 텍스트로 작성하고, 하고 싶은 말을 작성하면 되는 것 아닌가?라고 생각하고 있다면, 수신하였을 때의 시선으로 메일을 읽어보면 어떻게 작성해야 하는지 알 수 있다.
